§01 İki ayrı rol: sorumlu ve işleyen
Bu ayrım metnin en önemli kısmı. İki farklı veri kümesi var ve her birinde rolümüz farklı.
Hesabınıza ait veriler için veri sorumlusu biziz: ad, e-posta, telefon, fatura bilgileri, ekip üyelerinin adları ve rolleri, denetim günlüğü kayıtları. Bu verileri kendi amacımızla, hizmeti sunmak ve faturalamak için işliyoruz.
Sunucularınızdaki veriler için veri sorumlusu sizsiniz, biz veri işleyeniz. Son müşterilerinizin hesap bilgileri, e-postaları, dosyaları ve veritabanları buna girer. Bu verilere yalnızca sizin talimatınızla ve yalnızca o ekranı açtığınız an erişiriz; kendi sistemimizde kopyasını tutmayız.
Dolayısıyla son müşterilerinize karşı aydınlatma yükümlülüğü ve açık rıza alma sorumluluğu sizdedir. Kurumsal müşterilerimizle bunu ayrı bir veri işleme sözleşmesiyle de yazılı hâle getiriyoruz; talep etmeniz yeterli.
§02 Veri sorumlusunun kimliği
Veri sorumlusu: CTA Host Bilişim A.Ş., İstanbul, Türkiye. Vergi kimlik numarası 1234567890.
Başvuru ve iletişim: [email protected]
§03 İşlenen kişisel veriler ve amaçları
- Kimlik ve iletişim verisi
- Ad soyad, iş e-postası, isteğe bağlı telefon. Amaç: hesabı oluşturmak, kimlik doğrulamak, hizmete dair bildirim göndermek.
- İşlem güvenliği verisi
- Parola özeti, oturum kayıtları, IP adresi, iki adımlı doğrulama durumu, denetim günlüğü. Amaç: yetkisiz erişimi önlemek ve işlemleri izlenebilir kılmak.
- Müşteri işlem verisi
- Seçtiğiniz plan, abonelik geçmişi, fatura bilgileri. Amaç: sözleşmeyi yürütmek, tahsilat yapmak, yasal defterleri tutmak.
- Teknik künye verisi
- Sunucu adı, IP, panel türü ve sürümü, şifreli erişim anahtarı, ölçüm serileri. Amaç: hizmetin teknik olarak çalışması.
- Talep ve şikâyet verisi
- Destek yazışmaları. Amaç: talebi çözmek ve kaydını tutmak.
§04 Hukuki sebepler
Kişisel verilerinizi Kanun’un 5. maddesindeki şu sebeplere dayanarak işliyoruz:
- Madde 5/2-c: Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması — hesabın açılması, sunucuların bağlanması, ekranların çalışması.
- Madde 5/2-ç: Hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirmek — fatura düzenlemek, mevzuatın öngördüğü işlem kayıtlarını tutmak.
- Madde 5/2-e: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması — uyuşmazlık hâlinde işlem geçmişini ispat edebilmek.
- Madde 5/2-f: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz — güvenliği sağlamak, kötüye kullanımı engellemek, hizmeti sürdürmek.
- Madde 5/1: Açık rızanız — yalnızca zorunlu olmayan çerezler ve pazarlama iletileri için. Rızayı dilediğiniz an geri alabilirsiniz.
§05 Kimlere aktarılıyor
Verileriniz Kanun’un 8 ve 9. maddelerine uygun olarak yalnızca hizmeti verebilmek için gereken tedarikçilere aktarılır: barındırma ve altyapı sağlayıcısı, ödeme kuruluşu, e-posta gönderim servisi ve onay vermeniz hâlinde analitik ile destek sohbeti sağlayıcıları.
Sunucular Avrupa Birliği içindedir. Yurt dışına aktarım gerektiren bir tedarikçi söz konusu olduğunda aktarım, Kanun’un 9. maddesi çerçevesinde standart sözleşme hükümleri ya da açık rızanıza dayanılarak yapılır.
Verilerinizi pazarlama amacıyla üçüncü taraflara satmıyor, kiralamıyor ve açmıyoruz.
§06 Saklama ve imha
Her veri kategorisi için saklama süresi gizlilik politikasında tablo hâlinde yazılı. Süresi dolan veriler, saklama ve imha politikamız uyarınca altı aylık periyodik imha döneminde silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir.
Talebiniz üzerine silme işlemini periyodik imha dönemini beklemeden yaparız; mevzuatın saklamamızı zorunlu kıldığı kayıtlar bunun dışındadır.
§07 İlgili kişi olarak haklarınız
Kanun’un 11. maddesi uyarınca şu haklara sahipsiniz:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
- Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme ve bunun aktarılan kişilere bildirilmesini isteme.
- Kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme.
- Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Başvurunuzu [email protected] adresinden ya da şirket adresimize yazılı olarak iletebilirsiniz. Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca başvurunuz en geç 30 gün içinde yanıtlanır. Yanıttan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.
§08 Veri işleyen olarak taahhütlerimiz
Sunucularınızdaki veriler bakımından veri işleyen olarak şunları taahhüt ediyoruz:
- Verileri yalnızca sizin talimatınız doğrultusunda işlemek; kendi amacımız için kullanmamak.
- Sunucularınızda izniniz olmadan hiçbir yazma işlemi yapmamak; destek ekibinin yalnızca yazılı talebiniz üzerine ve gerektiği kadar erişmesi.
- Erişen personelin gizlilik yükümlülüğü altında olması ve her erişimin günlüğe yazılması.
- Teknik ve idari tedbirleri almak: şifreleme, rol bazlı yetki, iki adımlı doğrulama, izlenebilirlik.
- Alt işleyen listesinde değişiklik olduğunda bu sayfayı güncellemek.
- İlgili kişi taleplerinde ve denetimlerde size yardımcı olmak.
- Sözleşme bitiminde bağlantı künyesini ve anahtarları silmek.
§09 Veri ihlali bildirimi
Bir veri ihlali öğrendiğimizde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na en kısa sürede ve her hâlükârda 72 saat içinde bildirim yaparız; ihlalden etkilenen ilgili kişileri de gecikmeksizin bilgilendiririz.
Sizin veri sorumlusu olduğunuz bir veri kümesini etkileyen ihlalde, bildirim yükümlülüğünüzü yerine getirebilmeniz için gereken bilgiyi vakit kaybetmeden sizinle paylaşırız.